✨ Fiche d'Aide à la Décision

FAD

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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

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Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

**Planification**

**3.1. Contexte et Hypothèses**

Le processus d'achat du client est composé de trois types d'achats : projets, achats génériques société et achats mutualisés multi-projet. Les besoins projets sont anticipés ou constatés et entraînent des achats spécifiques optimisés. Les instructions d'incoming sont données par le chef de projet et les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle.

La chaîne d'approbation est basée sur un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. Les critères d'approbation incluent l'achat dans le budget ou pas. Les achats non standard nécessitent une approbation spécifique.

Les fonctionnalités souhaitées dans le système incluent le suivi de la confirmation de commande fournisseur, la date de livraison renseignée dans le système et l'intégration des coûts de transport liés à la commande. Les certificats sont nécessaires pour les pièces VOL et les lieux de stockage sont situés à Payerne.

Les hypothèses retenues incluent la nécessité d'avoir un suivi des lead times fournisseurs, la prise en compte des différents plannings (fournisseur, transport, spécialité) et l'utilisation des champs Due Date et Requested Receipt Date.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

- La pièce ne peut être marquée "réceptionnée" que **après validation qualité (incoming inspection)**.
- Toute pièce ALM DES doit être étiquetée avec : numéro de projet, référence article, et numéro de série unique généré par le système.
- Les pièces standards (STC, COT) sont stockées dans le "stock général", tandis que les pièces projet vont dans un emplacement dédié au projet.
- La sur-réception (ex. 5 pièces reçues pour un besoin de 2) génère automatiquement un surplus affecté au stock projet ou général selon la codification.
- Le "fichier article" doit être paramétré pour prendre en compte les différents types d'articles (en stock, non inventory, service).
- Les "demandes d'achat" doivent être liées à un "numéro de projet" pour assurer la traçabilité.
- Les "devis" doivent être renseignés avec les informations pertinentes (due date, requested receipt date, etc.).
- Les "commandes" doivent être liées à un "numéro de projet" et doivent prendre en compte les "Incoterms".
- Le "contrôle qualité" doit être effectué avant de marquer la pièce "réceptionnée" et doit être validé par le responsable qualité.
- Les "lignes budget" doivent être remplies pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande.
- Les "dates de planification" doivent être renseignées dans les "lignes projet" pour assurer la traçabilité.

3.4. Documents et statistiques

Planification des achats

La planification des achats est un processus clé dans l'entreprise Almatech, qui consiste à gérer les besoins en matière d'achat, de commande et de réception de marchandises. Le processus est divisé en plusieurs étapes, notamment la création de demandes d'achat, la gestion des offres fournisseurs, la validation des commandes et la réception des marchandises.

Les demandes d'achat sont créées en fonction des besoins des projets, qui peuvent être anticipés ou constatés. Les demandes d'achat sont ensuite envoyées aux fournisseurs, qui répondent par des offres. Les offres sont ensuite validées et transformées en commandes.

La réception des marchandises est un processus important, qui consiste à vérifier la qualité et la quantité des marchandises reçues. Les marchandises sont scannées et les documents sont joints à la pièce pour assurer la traçabilité. Les certificats sont également vérifiés pour s'assurer que les marchandises répondent aux normes qualité.

Les informations pertinentes sont enregistrées dans les objets BC suivants :

- Fiche article : pour gérer les informations sur les articles, notamment les quantités en stock, les prix et les caractéristiques.
- Journal des achats : pour enregistrer les transactions d'achat, notamment les commandes, les livraisons et les paiements.
- Workflow validation : pour gérer les processus de validation des commandes et des réceptions.
- Tableau de bord : pour fournir aux utilisateurs une vue d'ensemble des informations pertinentes, notamment les commandes en cours, les livraisons et les budgets.

Les fonctionnalités souhaitées dans le système incluent le suivi de la confirmation de commande fournisseur, la date de livraison renseignée dans le système, l'intégration des coûts de transport liés à la commande et la gestion des certificats.

3.5. Volume des données

[INFORMATION MANQUANTE]

3.6. Écarts critiques et interfaces

Identifier les écarts majeurs entre le processus actuel du client et les bonnes pratiques ou les exigences cibles du projet.

Les besoins projet sont anticipés ou constatés, et des achats spécifiques sont effectués pour chaque projet. Les instructions d'incoming sont données par le chef de projet, et les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle. Il n'y a pas nécessairement le besoin d'avoir les certificats pour toutes les petites commandes.

La chaîne d'approbation est actuellement verbale, mais l'objectif est de mettre en place un flux d'approbation formalisé. Les fonctionnalités souhaitées dans le système incluent le suivi de la confirmation de commande fournisseur, la date de livraison renseignée dans le système, et l'intégration des coûts de transport lié à la commande.

La gestion des projets est effectuée avec des Work-Packages, et les dates, quantités et budget sont pris en compte. La création d'un Warehouse receipt est paramétrée pour suivre les lots. Actuellement, il n'y a pas de document d'entrée en stock, ce qui pose des difficultés pour le chef de projet.

Les interfaces nécessaires entre le système cible et les autres applications, services ou départements impactés incluent :

- La gestion des projets avec des Work-Packages
- La création d'un Warehouse receipt
- La gestion des certificats par la Qualité Contrôle
- La chaîne d'approbation formalisée
- Le suivi de la confirmation de commande fournisseur
- La date de livraison renseignée dans le système
- L'intégration des coûts de transport lié à la commande

Ces éléments constituent la base de la liste des écarts à suivre et à clôturer d'ici la fin de la phase d'Analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

4.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

4.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

4.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).